Politikker

Politikker

Her kan du læse alt det med småt stort og finde uddybende information om Bekeys juridiske retningslinjer og politikker.

Adgangspolitik


Bekey stiller følgende krav til private virksomheder, som ønsker adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning til åbning af opgangsdøre:



1. Kun offentlige eller registrerede virksomheder

1.1 En virksomhed skal godkendes af Bekey for at kunne anvende Bekey’s nøgleløsning.

1.2 Kun offentlige virksomheder eller virksomheder med at gyldigt CVR- eller SE-nummer har mulighed for at få adgang til at anvende Bekey’s digitale nøgleløsning.

2. Kun til brug for berettiget adgang

2.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning for virksomheder, der opfylder én ud af følgende tre betingelser.

2.1.1 Virksomheden har efter lovgivningen ret til adgang til opgangens brevkasse-anlæg, jf. bekendtgørelse om postbefordring § 9, stk. 3, der har følgende ordlyd:

“Det påhviler ejeren at opstille brevkasseanlæg og at give postvirksomheder adgang til anlægget. Hvis sådan adgang alene kan gives ved hjælp af nøgler, elektroniske nøglekort, koder eller lignende, har postvirksomheder ret til at få udleveret sådanne mod betaling af de direkte omkostninger til nøglerne, nøglekortene eller lignende.”

Som postvirksomvirksomhed henregnes blandt andet PostNord, Bladkompagniet A/S og FK Distribution A/S.

2.1.2 Virksomheden leverer forsendelser, varer eller tjenesteydelser til beboere eller virksomheder med adresse i opgangen eller til ejendommens ejer eller administrator. Sådanne virksomheder er blandt andet FK Distribution A/S, Aarstiderne A/S m.fl.

2.1.3 Der er tale om offentlig virksomhed som eksempelvis hjemmeplejen, kommunens madudbringning m.v.

3. Kun adgang i nødvendigt omfang

3.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning til de berørte virksomheder i det omfang det er nødvendigt for de pågældende virksomheder at udføre deres virksomhed, herunder levere forsendelser, varer eller tjenesteydelser.

4. Ændringer

4.1 Adgangspolitik kan ændres af Bekey. Den til enhver tid gældende adgangspolitik fremgår på Bekeys hjemmeside www.bekey.dk.

Almindelige betingelser


De almindelige betingelser er gældende for opgangsejere der har indgået aftale med Bekey.



1. Aftalens parter og omfang

1.1 Aftalens parter er Bekey A/S, CVR nr. 27507980, Gladsaxe Møllevej 28, 2860 Søborg (“Bekey”) og den opgangsejer, der er anført på aftalebrevet (“Opgangsejeren”), (hver især benævnt “Part” og tilsammen benævnt “Parterne”).

1.2 Denne aftale (“Aftalen”) består af (1) Aftalebrevet, (2) disse Almindelige Betingelser og (3) Bekeys Adgangspolitik.

1.3 Alle henvendelser til Bekey i forbindelse med denne Aftale skal sendes via e-mail til OPG@bekey.dk eller med fysisk post til ovenstående adresse.

2. Bekey systemet

2.1 Bekey leverer og installerer gratis en eller flere digitale låseenheder (“SmartRelay”) i dørtelefonanlægget i Opgangsejerens opgangsdør(e).

2.2 Bekey kan digitalt tildele nøgler, så postvirksomheder, distributører og andre med et legitimt ærinde kan få adgang til opgangsdøren. Tildelingen af elektroniske nøgler sker i henhold til Bekeys Adgangspolitik.

2.3 Med Bekeys app installeret på en mobiltelefon kan postvirksomheden eller distributøren m.v. låse opgangsdøren op.

3. Opsætning og installation

3.1 Opsætningen og installationen af SmartRelay’et foretages af Bekey og er gratis for Opgangsejeren.

3.2 Bekey garanterer, at opsætningen og installationen af SmartRelay’et sker i overensstemmelse med gældende branchestandarder og sikkerhedsforskrifter.

3.3 Bekey garanterer, at installationen af SmartRelay’et ikke ændrer eller begrænser muligheden for på sædvanlig vis at anvende fysiske nøgler til åbning af opgangsdørene eller til at anvende dørtelefonanlægget på sædvanlig måde.

3.4 Installationen af SmartRelay’et kan normalt foretages uden, at Bekey skal have adgang til opgangen. Såfremt det alligevel er nødvendigt at komme ind, skal Opgangsejeren give Bekey den nødvendige adgang på hverdage inden for normal arbejdstid.

3.5 SmartRelay’et tilsluttes dørtelefonanlæggets strømforsyning.

4. Drift og vedligeholdelse

4.1 Bekey driver og vedligeholder Bekey Systemet uden forpligtelser for Opgangsejeren eller ejendomsadministratoren.

4.2 Opgangsejeren skal dog give besked til Bekey, hvis opgangens dørtelefonanlæg skal udskiftes eller ændres, så Bekey kan geninstallere SmartRelay’et eller på anden måde sikre, at Bekey Systemet fortsat kan anvendes.

4.3 Opgangsejeren betaler kun for SmartRelay’ets strømforbrug. SmartRelay’et forbruger 20 mA pr. åbning, hvilket svarer til en omkostning til elektricitet på ca. 3 kr. om året ved én åbning pr. dag (beregnet ud fra Forsyning Helsingørs elpriser i maj 2019).

5. Opgangsejerens brug af Bekey systemet

5.1 Ejendomsretten til SmartRelay’et tilhører Bekey.

5.2 Opgangsejeren erhverver ingen brugsret eller licens til at anvende Bekey Systemet. Hvis Opgangsejeren ønsker selv at kunne tildele digitale nøgler til opgangsdøren eller til at kunne låse opgangsdøren op med Bekeys app, skal Opgangsejeren indgå en særskilt skriftlig aftale med Bekey.

6. Logs

6.1 Opgangsejeren kan til enhver tid se, hvilke virksomheder eller myndigheder, der kan benytte sig af Bekey Systemet til at få adgang til Opgangsejerens opgange, på www.Bekey.dk.

6.2 Når nogen benytter sig af Bekey Systemet til at få adgang til en opgangsdør, bliver det logget af Bekey. Loggene bliver slettet efter 36 måneder. Det er ikke muligt at få loggene udleveret efter, at loggene er blevet slettet.

6.3 På Opgangsejerens skriftlige anmodning kan Bekey udlevere logs til Opgangsejeren. De udleverede logs indeholder oplysninger om, hvilke virksomheder eller myndigheder, som inden for et givent tidsrum har benyttet Bekey Systemet til at få adgang til en bestemt opgang på hvilke tidspunkter.

6.4 Opgangsejerens anmodning skal angive, (i) hvilken periode der ønskes udleveret logs for (dog maks. 1 uge pr. anmodning), (ii) hvilken opgang anmodningen drejer sig om samt (iii) formålet med anmodningen, herunder særligt om anmodningen skyldes mistanke om, at der er begået et strafbart forhold af en person, der har benyttet sig af Bekey Systemet.

6.5 Bekey kan betinge udleveringen af logs af, at Opgangsejeren sender dokumentation for, (i) at Opgangsejeren (fortsat) har ret til at disponere over den opgang, som anmodningen vedrører, samt (ii) at den person, der fremsætter anmodningen, personligt er bemyndiget hertil af Opgangsejeren.

6.6 Opgangsejeren kan efter anmodning vederlagsfrit modtage to logs om året, medmindre Opgangsejeren selv kan tilgå logs. Derudover vil udlevering af logs til Opgangsejeren koste 750 kr. + moms, i alt 937,50 kr. inkl. moms, som Bekey kan kræve, at Opgangsejeren indbetaler til Bekey inden udleveringen.

6.7 Bekey forbeholder sig retten til at afvise at udlevere logs, hvis Bekey vurderer, at dette kan være i strid med loven, herunder databeskyttelseslovgivningen, eller hvis der er mistanke om misbrug eller chikane.

7. Ansvar

7.1 Bekey er kun ansvarlig for egne fejl.

7.2 Bekey er ikke ansvarlig for gene, skade eller tab, der påføres Opgangsejeren, ejendomsadministratoren og/eller opgangens beboere eller brugere af dem, der køber adgang til opgangen med Bekey Systemet eller af disses medarbejdere.

7.3 Bekey er ikke ansvarlig for indirekte tab, og Bekeys erstatningsansvar kan aldrig overstige 100.000 kr.

8. Fortrydelse

8.1 Såfremt Opgangsejeren er en forbruger, kan Opgangsejeren fortryde indgåelsen af denne Aftale i en periode på 14 dage efter indgåelsen.

8.2 Meddelelse om fortrydelse skal i så fald sendes til OPG@bekey.dk, således at meddelelsen er kommet frem inden fristens udløb.

9. Ændring

9.1 Bekey kan ændre denne Aftale, inkl. Bekeys Adgangspolitik, med 30 dages skriftligt varsel.

9.2 Det skriftlige varsel skal indeholde oplysninger om eller en fremhævelse af de væsentligste ændringer i Aftalen, som må antages at have væsentlig betydning for Opgangsejeren.

9.3 Såfremt Opgangsejeren ikke ønsker at acceptere en varslet ændring, har Opgangsejeren ret til at bringe denne Aftale til ophør pr. det varslede ikrafttrædelsestidspunkt af de varslede ændringer ved at give Bekey besked herom senest 14 dage efter Bekeys afgivelse af varslingen. Hvis Bekey ikke modtager Opgangsejerens opsigelse rettidigt, er Opgangsejeren bundet af den varslede ændring.

10. Ophør

10.1 Denne Aftale kan af hver af Parterne opsiges med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned, jf. dog 10.2.

10.2 Såfremt Opgangsejeren er en forbruger, er Aftalen uopsigelig for begge Parter i 5 måneder efter Aftalens indgåelse, jf. dog 10.3, hvorefter Aftalen kan opsiges af begge Parter med 1 måneds varsel til udgangen af en måned.

10.3 Såfremt opgangen anvendes til formål, der i almindelig anseelse er egnet til at nedsætte Bekeys omdømme, kan Bekey bringe denne Aftale til ophør med omgående varsel.

10.4 Ved Aftalens ophør er Bekey berettiget, men ikke forpligtet til, at nedtage og fjerne SmartRelay’et. Bekey kan dog enten af egen drift eller efter anmodning fra Opgangsejeren deaktivere SmartRelay’et ved Aftalens ophør.

11. Overdragelse

11.1 Opgangsejeren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Bekeys forudgående skriftlige samtykke.

11.2 Bekey kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Opgangsejerens samtykke.

Privatlivspolitik ved rekruttering




1. Beskyttelse af dit privatliv

Vi tager behandling af dine personoplysninger alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger.

Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan Bekey A/S behandler personoplysninger om jobansøgere i forbindelse med uopfordrede ansøgere, ansøgninger via vores webportal og i forbindelse med øvrig rekruttering, herunder via rekrutteringsbureauer.

Tillige har vi i privatlivspolitikken beskrevet, hvorledes oplysninger om referencepersoner behandles.

Vi opfordrer i øvrigt vores ansøgere til ikke at sende os følsomme oplysninger i forbindelse med rekrutteringen, herunder oplysninger om helbred.

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

FK Distribution A/S varetager rekrutteringen på vegne af Bekey A/S.

Bekey A/S er dataansvarlig for de personoplysninger, der er modtaget og registreret om ansøgere i forbindelse med jobansøgninger og rekrutteringer i dette selskab.

Bekey A/S kan kontaktes via følgende oplysninger:

FK Distribution A/S
Bredebjergvej 6
2630 Taastrup

Telefon nr.: 4343 9900
Mail: fkhr@fk.dk

 Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom.

3. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Vi behandler følgende såkaldte almindelige oplysninger om dig, som vi enten har modtaget fra dig selv, dine referencer eller fundet via sociale medier som fx LinkedIn eller via øvrige relevante søgninger på internettet:

  • Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, stilling
  • Oplysninger om kvalifikationer og kompetencer, dvs. uddannelse, eksamensbeviser, kurser, certificeringer, erhvervserfaring, sprogkundskaber og lignende
  • Foto (hvis medsendt af ansøger)
  • Referencer og kontaktoplysninger om disse (navn, telefonnummer og e-mail)
  • Videoer optaget af dig selv
  • Offentligt tilgængelige oplysninger på sociale medier om ansøgeren, herunder LinkedIn (sådanne oplysninger noteres og gemmes ikke)
    Evalueringsnoter og noter fra samtaler noteret af virksomhedens deltagere i rekrutteringen (leder og HR personale), herunder oplysninger om løn/lønforventning
  • Tests – færdighedstest og personlighedstest
  • Eventuelle noter fra samtaler med referencer (som alene kontaktes efter samtykke)
  • Eventuelle oplysninger om kandidater modtaget fra rekrutteringsbureauer efter samtykke fra kandidaten
4. Formål og retsgrundlag for behandling

4.1 Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er rekruttering til Bekey A/S.

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Hvis det er sagligt i forhold til den stilling, du søger, og du har samtykket hertil, beder vi dig forevise os din straffeattest. Vi opbevarer ikke din straffeattest, men noterer alene, om vi har fået forevist en tilfredsstillende straffeattest i forhold til den pågældende stilling.

4.2 Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede eller for at opfylde en aftale med den registrerede.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke f.s.v.a. tests og straffeattest (forevisning).
  • Datebeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse, hvor FK Distribution A/S’ legitime interesse er at besætte ledige stillinger med kvalificerede ansøgere.
5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart i forbindelse med rekrutterings­processen uden dit samtykke.

Hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, kan vi videregive dine oplysninger;

  • i forbindelse med indhentning af referencer, og
  • til navngivne koncernselskaber med henblik på en rekrutteringsproces i det pågældende selskab.

Vi bruger følgende databehandlere ved rekruttering:

  • Mailudbydere, rekrutteringssystem, testsystemer og eventuelt rekrutteringsbureauer (sidstnævnte vil oftest selv være selvstændige dataansvarlige).
6. Referencepersoner

Vi behandler kontaktoplysninger om referencepersoner, såfremt du har angivet disse i forbindelse med din ansøgning eller giver os et konkret samtykke til at kontakte referencepersoner. Disse oplysninger videregives ikke og behandles af de ovenfor nævnte databehandlere i relevant omfang. Oplysningerne slettes på samme tidspunkt som ansøgningen.

7. Sletning

Personoplysninger om ansøgere, som har fået afslag på ansættelse, slettes hurtigst muligt og senest 6 måneder efter afslaget. Det inkluderer selve ansøgningen, alle fysiske og elektroniske kopier af CV’et og øvrige dokumenter/billeder modtaget i forbindelse med ansøgningen samt interne mails, noter og lignende samt testresultater.

Personoplysninger om ansøgere, der er blevet ansat, herunder CV, eksamensbevis eller lign., opbevares, så længe de pågældende dokumenter er relevante for ansættelsesforholdet, hvilket som udgangspunkt vil være i hele ansættelsesforholdet og 5 år efter ansættelsesforholdets ophør.

8. Dine rettighedder

8.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

  • Ret til indsigt (se personoplysninger): Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
  • Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning af personoplysninger: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.
  • Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
  • Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Bekey A/S’ behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Bekey A/S har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk.

9. Klage

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Data protection policy


For clients, users and others whose address is connected to key systems in private households or who have contacted Bekey directly via the website or otherwise.



1. Personal data protection

Bekey A/S (hereinafter named Bekey) has a responsible approach to your personal data. We ensure that data processing is fair and transparent in accordance with the applicable regulations regarding personal data processing.

We process personal data and have adopted this data protection policy to inform you how we process data concerning you, when e.g. you use www.bekey.dk and our SaaS (Software as a Service) solution – whether you access these via mobile applications or a desktop browser.

Our data protection policy covers three groups:

  • Customers (usually private individuals) who use Netkey Lite
  • Users who have received a key via Netkey Lite as part of a Bekey solution
  • Potential customers and clients who have contacted us via our website or otherwise.

Bekey is the Data Controller for all three groups. We ensure that your personal data are processed in accordance with data legislation.

We offer key systems to private customers and business clients. This data protection policy explains how we process personal data concerning private customers whose address is connected to the key system, users who, by dint of connection to our customer’s key system, have a digital key, and all potential and former customers whose data is recorded in our customer registry.

Bekey is also the Data Controller for commercial clients. See section 6.2.

2. data responsibility and contact details

Bekey is the Data Controller responsible for processing the personal data we receive concerning you. Our contact details are as follows:

Bekey A/S
VAT No. DK27507980
Gladsaxe Møllevej 28
DK-2860 Søborg
E-mail: drift@bekey.dk
Website: www.bekey.dk
Phone: +45 43 43 99 90

If you have questions about how we process your personal data, please do not hesitate to contact us.

3. Objectives and legal basis for data processing

3.1 – Objectives

We process your personal data for the following purposes:

  • To facilitate effective and successful use of our system as part of an active customer relationship
  • To facilitate effective and successful use of our system for the user
  • To facilitate communication in response to your enquiry
  • To offer relevant services associated with the above
  • To provide advice and guidance regarding the Bekey solution

 

3.2 – Legal basis

We are obliged to inform you of the legal basis for how we process your personal data. This is as follows:

  • Article 6(1)(a) of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) regarding consent
  • Article 6(1)(b) of the GDPR regarding data processing necessary for the performance of a contract an agreement or in order to take steps towards entering into a contract
4. We process the following information concerning you

We process data concerning you in order to optimise our services and ensure that we provide good quality products and services and communicate effectively with you.

 

The personal data we process concerning our private customers who are connected to the key system:

  • Ordinary customer contact details
  • Information about purchase(s)
  • Customer enquiries
  • Address
  • Names of door units
  • Reading access to the customer’s contact book

 

The personal data we process concerning users who, because they are connected to our customer’s key system, have a digital key:

  • Username
  • Person’s name
  • Phone no.
  • IP address
  • Address and times, at which the digital key is used
  • User-related correspondence
  • Location

We must record the above data in order to fulfil our contractual obligations with regard to the customer regarding the supply of a key system at the address including an option to connect multiple users. We receive user data from the customer.

Netkey Lite:
Netkey Lite requires an additional permission from the user to allow the app reading contacts. It is needed to:

  • list users (from contacts) to whom the person wants to give access
  • show the list of issued keys (not by phone numbers, but by names as in the contact book)
  • show the text of push messages with names of contacts as in the contact book, not just the phone numbers.

*in case if the user is not found in the contact book – then the phone number is shown
instead of a name.

Android app permissions disclosure:
We require the location-data because it is necessary to discover and communicate with our Bluetooth-based hardware devices. In addition, your location might be transmitted to and stored on our servers (via a secure connection) for troubleshooting purposes.

 

The personal data we process concerning potential customers who, via our website or otherwise, have contacted Bekey:

  • Person’s name
  • Phone no.
  • E-mail adress
  • Correspondence in connection to the enquiry

 

We collect, process and store only the data we need

We collect, process and store only the personal data we need i.e. relevant and adequate
data in order to resolve our objectives. Furthermore, we may be obliged to meet legal
requirements regarding data collection and storage in connection with our business
operations. The type and scope of the personal data we process may also be necessary
in order to meet contractual or other legal obligations.

 

Access to check and update your personal data

To ensure that data recorded is neither incorrect nor misleading, it is important that you can ensure that the data you have entered are correct. As a private customer and user, you have access to edit/rectify the personal data you entered – with exception of your phone number. If you wish to edit incorrect telephone data, you must contact Bekey. 

As our services rely on the user having provided correct and updated personal data, we request that you regularly check and, if necessary, update personal data entries

 

We collect anonymised data based on recorded personal data

Bekey consistently collects data in an anonymised or pseudonymised (i.e. rendered non-identifiable) format – i.e. data based on the personal data recorded and data collected by the system. For example, we might record that a customer has seen an advertisement within a given period. It is not possible to identify the customer in question as the data is anonymous. This means that there is no sensitive personal data associated with this record.

 

We ask for your consent before we process your personal data

We ask for your consent before we process your personal data for the purposes listed above, unless we have a legal basis for collecting them. We will inform you if we have a legal basis and why we have a legitimate interest in processing your personal data.

You give us your consent voluntarily and can withdraw your consent at any time. You can withdraw your consent online via the contact form at www.bekey.dk. 

If we wish to use your personal data for purposes other than those foreseen, we will inform you of the new purpose and request your consent before we begin to process the data. If we have a new legal basis for the new process, we will inform you of it.

The Bekey solution does not allow Bekey to identify the age of a user. As our products and services require users to have a telephone and user profile and to have received a key from an administrator who has a Bekey door unit fitted, it is reasonable to assume that a child’s guardian has consented to the use of our solution. We do not therefore believe that we are obliged to obtain parental consent.

 

We will not disclose your personal data without your consent

If we wish to disclose your personal data to partners and other players, e.g. for marketing purposes, we will request your consent and inform you how your data will be used. You may at any time object to this type of disclosure. You can withdraw your consent online.

We will obtain your consent before we disclose your personal data to a partner in a third country. If we disclose your personal data to a partner in a third country, we will ensure that the level of personal data protection offered by that partner meets the applicable legal requirements stipulated by this policy. Our requirements include data processing, data security and securing your rights, e.g. to object to profiling and to complain to Datatilsynet (The Danish Data Protection Authority). 

We do not request your consent if we are legally obliged to disclose personal data, e.g. as part of a mandatory report to a public authority.

 

Consent – and associated functions

In effect, you give consent to a series of measures that are adapted to individual services provided by Bekey.

When you consent to our terms and conditions, you essentially accept the terms of Bekey’s data protection policy and concomitantly agree to allow Bekey to send so-called “transactional e-mails” to your email address. These are:

  • Mails confirming the agreement
  • Mains confirming payments in accordance with the agreement
  • Mails regarding a change of password
  • Other mails that are necessary for the contract to continue

You cannot unsubscribe to these mails – unless the agreement is terminated.

When you use Bekey’s services, you can choose which functions to use, e.g. “Freshdesk” and “contact form”. These choices will also result in mails to the e-mail address you gave us. If you do not wish to receive mails associated with these functions, you should desist from using the functions in question. Service functions presuppose that it is possible to communicate by e-mail.

Bekey also allows you to opt to receive e-mail newsletters, in which Bekey provides information about new products, events, tips, etc. that may be useful to you as our customer and user. As newsletters are not specifically linked to the service for which you have opted to enter an agreement with Bekey, we must allow customers an option to unsubscribe. They are deactivated by default.

 

Cookies, objectives and relevance

If we set cookies, you will be informed of their use and the purpose of collecting data via cookies.

 

We request your consent to use cookies

Before we set cookies on your device, we will request your consent to do so. However, we are permitted to set cookies without consent if they are necessary for functionality and settings purposes.

For further information on how we use cookies or to learn how to delete or block them, visit our website.

5. Data security

We protect your personal data and have our own data security policy

Our data security policy contains instructions and measures to protect your personal data from destruction, loss or alteration, unauthorised disclosure, and unauthorised access or knowledge of them.

We have established procedures for assigning access rights to those of our employees who process sensitive personal data and data that discloses information about personal interests and habits. To prevent loss of data, we take consistent back-ups of our data sets. We also safeguard the privacy and authenticity of your data by means of data encryption.  

In the event of a personal data breach that results in a serious risk of discrimination against you, theft of your identity, financial loss, damage to your reputation or causes any other significant inconvenience to you, we will inform you of the data breach without undue delay, as indeed we are obliged to do in accordance with Article 34 of the GDPR.

In order to protect unauthorised access to your personal data, we deploy technical measures that automatically ensure that the data are accessible only to relevant employees.

6. Partners

Disclosure

We will disclose your data to partners only if we have your consent to do so or if the partners are necessary in order to meet our contractual obligations with you.

Please find a list of necessary partners here:

  • We do not currently disclose data to any partners at all.

 

6.1 – Data Processors

In order to provide the best possible service, Bekey uses the following Data Processors:

Suppliers of hosting/back-up services:

  • Amazon Web Services EMEA SARL
  • Hetzner Online GmbH
  • OVH Hosting Ltd.

IT development and support:

  • FK Distribution A/S
  • Technology Staffing Corporation (Go Interactive) 
  • Cekura A/S
  • Freshdesk (Freshworks) Inc.
  • Google Ireland Ltd.

Administration:

  • Twilio Inc.

 

6.2 – Data Processing Agreement with Bekey

Any company including a public enterprise that uses the Bekey solution must enter a specific Data Processing Agreement (DPA) with Bekey. The DPA is required under the terms of the GDPR and seeks to ensure that the customer meets requirements with regard to the processing of personal data made necessary by dint of the contract

7. Data transfers to a third country

We will transfer your personal data to recipients outside the EU/EEA.

We will transfer to the USA and Ukraine. Neither country is considered to provide an adequate level of personal data protection. 

Data transfer to the USA will be achieved via Data Processor, FreshWorks Inc. and Twilio inc. The basis for these transfers is a Standard Contract Clause. To receive a copy, contact us. See also section 2 above.

Data transfer to the Ukraine takes place via a Data Processor, Technology Staffing Corporation (Go Interactive). Here the basis for data transfer is a Standard Contract Clause. To receive a copy, contact us. See also section 2 above.

8. Erasure

We store your data for as long as we need to in order to meet our obligations vis-à-vis the customer and for a period of up to five years after expiry of the contract and/or to ensure compliance with the applicable legal obligations, including in particular the provisions of the Danish Bookkeeping Act regarding the storage of accounting records for a period of five years after the end of the financial year.

We delete personal data when we no longer need the data for the objectives for which your data were originally collected, processed or stored. The following general regulations apply to erasure:

  • The one-year rule: If a user ceases to use the Netkey Lite solution and no longer manages a door unit, we will erase his/her personal data within 12 months.
  • If you are an administrator who manages a door unit, Bekey will not erase your profile, as this would constitute a data breach because it would then be possible to link the door unit to another user without your consent. To avoid this situation, you can dismount the unit. This means that you will no longer be registered as the administrator and we will be able to erase your data in accordance with item 1 above.
  • Your right to be forgotten: This function allows you to initiate an erasure process in which Bekey erases any personal data that are not covered by the aforementioned rules. If you have reached no agreements with Bekey (i.e. you have never used the Bekey solution), the erasure process allows us to delete all the data we have recorded concerning you.
  • The erasure process itself can take up to 30 days.
  • Bekey does not erase personal data that is in an anonymised or pseudonymised (non-identifiable) format
9. Your rights

 

9.1 – Contact details in the event that you wish to exercise your rights

If you wish to exercise any of the following rights, you must contact us. See contact details listed at the top of the data protection policy. 

We will process and respond to your request as soon as possible and within one month of receipt unless the scope and complexity of your request make it impossible for us to respond with a month. In this case, we are obliged to respond within three months in all (see Article 12 of the GDPR).

 

9.2 – You have a right to know which personal data we process concerning you

You are entitled at any time to be informed which data we process concerning you, the origin of the data and to what purpose we use them. You have a right to know for how long we store your personal data, who receives data concerning you and to what extent we disclose the data to third parties in Denmark and abroad. This is described in our data protection policy.

 

9.3 – You have a right to have inaccurate personal data rectified or erased

If you believe that the personal data, we process concerning you are inaccurate, you have a right to have them rectified. See Articles 16 and 17 of the GDPR. 

If you believe that your data are no longer required for the purpose for which we recorded them, you may ask to have them erased. You can do this online. You may also contact us if you believe that your personal data are not processed in compliance with the legislation and other legal obligations.

However, Bekey will not erase or rectify data if Bekey is legally obliged to store all or some of your personal data or if the data are necessary in order to establish or defend legal claims. In this case, Bekey will store only the data that Bekey is legally obliged or entitled to store – and erase any other personal data concerning you.

 

9.4 – You have a right to object to how we process your personal data

Under the following circumstances, you have a right to restrict to how Bekey processes your personal data (see Article 18 of the GDPR):

  • While Bekey investigates in response to your having contested the accuracy of the personal data. Restrictions will not be lifted until Bekey has completed processing your objection. 
  • If Bekey‘s processing is unlawful and you oppose erasure of your personal data and request restrictions to their use instead.

You may activate this measure at your discretion. You can request either deactivation or erasure. 

 

9.5 – Right to data portability

As our processing of your personal data is based on your consent or a contractual agreement and our data processes are automatic, you have a right to data portability.

The right to data portability means that you are entitled to have the personal data you submitted to us sent to you in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another Data Controller. See Article 20 of the GDPR. 

If you wish to exercise the right to data portability, visit www.bekeyBekey.dk. You can ask us to send you your personal data records in a commonly used format.

 

9.6 – Right to object

You have a right to object to how Bekey processes your personal data if processing is made in accordance with Articles 6(1)(e) and (f) of the GDPR.

Upon receipt of an objection, Bekey may no longer process personal data unless Bekey can prove that our processes are necessary on compelling legitimate grounds, which override your interests, rights and freedoms or for the establishment, exercise or defence of legal claims. See Article 21 of the GDPR.

You also have a right to object to how Bekey processes your personal data if we process them for direct marketing purposes, including profiling. See Article 21 of the GDPR. Upon receipt of an objection, Bekey is no longer entitled to process your personal data for these purposes.

 

9.7 – Right to withdraw consent

As our data processing depends on your consent, you have a right at any time wholly or in part to withdraw your consent to process your personal data. See Article 7 of the GDPR.

If you withdraw consent, Bekey will cease to process any personal data, for the processing of which you have withdrawn consent, unless Bekey is legally obliged or entitled to store all or part of that personal data. In this case, Bekey will store only the data that Bekey is legally obliged to retain and erase all other personal data concerning you. Withdrawal of your consent has no legal bearing on data processing undertaken by Bekey until we received notice of withdrawal.

10. Right to complain

If you wish to complain about how Bekey processes your personal data, you have a right to lodge a complaint at Datatilsynet (The Danish Data Protection Authority). Contact details as follows: 

Datatilsynet (The Danish Data Protection Authority)

Address: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Email: dt@datatilsynet.dk

Phone: + 45 33 19 32 

Website: www.datatilsynet.dk

October 2020

Databehandleraftale




Generelt

EJENDOMSADMINISTRATION, DK

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på underdatabehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

CVR 

herefter ”dataansvarlig” eller ”Kunden”

og

BEKEY A/S

CVR: 27507980

Gladsaxe Møllevej 28

2850 Søborg

Danmark

herefter ”databehandleren” eller ”Leverandøren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

1. Præambel
        1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
        1. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
        1. I forbindelse med leveringen af Bekeys digitale nøgleløsning i overensstemmelse med Hovedaftalen [Aftalenavn og dato] behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
        1. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
        1. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
        1. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
        1. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
        1. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle yderligere underdatabehandlere.
        1. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
        1. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
        1. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2. Databehandlerens rettigheder og forpligtelser
    1. Databehandleren er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
    1. Databehandleren har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
    1. Databehandleren er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som underdatabehandleren instrueres i at foretage.
3. databehandleren handler efter instruks
    1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som den dataansvarlige eller databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
    1. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4. Fortrolighed
    1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
    1. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
5. Behandlingssikkerhed
    1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

    1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
    1. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
    1. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
    1. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
    1. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
    1. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med den dataansvarliges overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som den dataansvarlige allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere
    1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
    1. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
    1. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
    1. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandlere som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

    1. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
    1. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den databehandleren for opfyldelsen af databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
    1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
    1. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
    1. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
    1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
    2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
    3. behandle personoplysningerne i et tredjeland
    1. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
    1. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8. Bistand til den dataansvarlige
    1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

    1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
    2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
    3. indsigtsretten
    4. retten til berigtigelse
    5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
    6. retten til begrænsning af behandling
    7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
    8. retten til dataportabilitet
    9. retten til indsigelse
    10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
    1. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.4., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
  1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
  1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
  1. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
  1. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
    1. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
    1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
    1. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
    1. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
    1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
    1. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
    1. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
    1. Parterne skal i bilag D angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
10. Sletning og returnering af oplysninger
    1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
11. Revision, herunder inspektion
    1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. 
    1. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
    1. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
12. Parternes aftale om andre forhold
    1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
13. Ikrafttræden og ophør
    1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
    1. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
    1. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
    1. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til databehandleren i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
14. Underskrift
    1. På vegne af databehandler:

Navn Annbeth Zøllner

Stilling Head of Legal

Telefonnummer +45 27827780 

E-mail legal@bekey.dk

Underskrift

_____________________________________

    1. På vegne af den dataansvarlige:

Navn

Stilling

Telefonnummer

E-mail

Underskrift

_____________________________________

15. Kontaktpersoner hos databehandleren og dataansvarlig
    1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
    1. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

På vegne af databehandleren:

Navn Annbeth Zøllner

Stilling Head of Legal

Telefonnummer +45 27827780 

E-mail legal@bekey.dk

På vegne af den dataansvarlige:

Navn

Stilling

Telefonnummer

E-mail

Bilag A – OPLYSNINGER OM BEHANDLINGEN

Kunden instruerer hermed Leverandøren om at foretage behandling af Kundens oplysninger til brug for drift af løsning, jf. Hovedaftalen. 

Den særskilte aftale indeholdt i Hovedaftalens bilag 7 ”opgangstilladelse” og alle deraf behandlede data, er ikke omfattet af Bestemmelserne. 

Overlader Leverandøren behandling af Kundens oplysninger til underdatabehandlere, er Leverandøren ansvarlig for at indgå skriftlige (under)databehandleraftaler med disse, jf. Aftalens pkt. 7.4. Leverandøren er ansvarlig for, at Kundens instruks fremsendes til eventuelle underdatabehandlere. 

A.1. FORMÅLET MED LEVERANDØRENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER PÅ VEGNE AF KUNDEN

Behandling af Kundens oplysninger sker i henhold til formålet i Hovedaftalen.

Leverandøren må ikke anvende oplysningerne til andre formål.

Oplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Kunden. 

A.2. LEVERANDØRENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER PÅ VEGNE AF KUNDEN DREJER SIG PRIMÆRT OM (KARAKTEREN AF BEHANDLINGEN)

Behandlingen har til formål at understøtte Kunden i dets virke som ejendomsadministrator i forhold til nøgleadgang gennem leveringen af en digital nøgleløsning, hvor oplysninger, der indtastes eller på anden måde indlæses af Kunden i Leverandørens administrationssystem og mobilapplikationer, transmitteres til og behandles i Leverandørens eksternt hostede servermiljø 

Leverandøren skal i medfør af levering af et administrationssystem til håndtering af Kundens digitale nøgleløsning, behandler personoplysninger om de brugere, som anvender den digitale nøgleløsning. Leverandørens behandling består i opbevaring af oplysningerne i løsningen. Oplysninger opbevares i systemet indtil de slettes af Kunden.

A.3. BEHANDLINGEN OMFATTER FØLGENDE TYPER AF PERSONOPLYSNINGER OM DE REGISTREREDE

Der behandles almindelige persondata, jf. Artikel 6.

Eksempelvis:

  • Adgangslogs
  • API logs
  • Adressepunkter
  • Telefonnummer
  • Personnummer
  • Navn
  • Brugernavn
  • E-mail
  • Unikt Bluetooth-ID af adgangsgivende enhed

A.4. BEHANDLINGEN OMFATTER FØLGENDE KATEGORIER AF REGISTREREDE

  1. Kundens medarbejdere (nuværende og tidligere ansatte)
  2. Samarbejdspartnere og leverandører (f.eks. eksterne håndværkere)

A.5. LEVERANDØRENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER PÅ VEGNE AF KUNDEN KAN PÅBEGYNDES EFTER DISSE BESTEMMELSERS IKRAFTTRÆDEN. BEHANDLINGEN HAR FØLGENDE VARIGHED

Behandlingen følger varigheden af Hovedaftalen og kan således ikke stå alene, jf. dog Hovedaftalens punkt 15.3.

Bilag B – UNDERDATABEHANDLERE
NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF BEHANDLING
Amazon Web Services Ltd. 566018  One Burlington Plaza, Burlington Road, Dublin 4, Ireland Back-up data (fall back)

 

Twilio Inc. 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA Anvendes til at sende SMS ud til oprettelse af medarbejdere med oplysninger om login
FreshDesk Inc. (Freshworks, Inc.) 1250 Bayhill Drive, Suite 315, San Bruno, CA 94066, USA Genererer tickets til kundeservice og vedligehold – her indtastes der udfordringer, problemer og bestillinger.
Hetzner Online GmbH Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland Back-up.
OVH Hosting Ltd 2 Rue Kellermann, 59100 Roubaix, France Back-up data (fall back) samt primære datacenter.
FK Distribution A/S (IT) 26899737 Bredebjergvej 6, 2630 Tåstrup Koncern IT, der leverer generelle IT-ydelser og support
Technology Staffing Corporation DBA Go Interactive (”Go Interactive”) C4064400 1730 E Holly Ave, Suite 825 El Segunda, CA

90245, USA

Dniprov, Ukraine

Anvendes til kundeservice og udvikling. 

Go Interactives ydelser udføres af en af deres udviklingsafdelinger der ligger i Ukraine.

Cekura A/S 34046352 Amagerbrogade 41, 1, 2300 København S, Danmark Anvendes til understøttende kundeservice.
Google Ireland Limited VAT IE 6388047V Gordon House

Barrow Street

Dublin 4

Ireland

Anvendes til support, fejlfinding og udvikling og til at sende push-beskeder.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Bilag C – INSTRUKS VEDRØRENDE BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

C.1. BEHANDLINGENS GENSTAND/INSTRUKS

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Behandlingen har til formål at understøtte Kunden i dets virke som ejendomsadministrator i forhold til nøgleadgang gennem leveringen af en digital nøgleløsning, hvor oplysninger, der indtastes eller på anden måde indlæses af Kunden i Netkey og Mobil Applikationer, transmitteres til og behandles i Leverandørens eksternt hostede servermiljø 

Leverandøren skal i medfør af levering af et administrationssystem til håndtering af Kundens digitale nøgleløsning, behandler personoplysninger om de brugere, som anvender den digitale nøgleløsning. Leverandørens behandling består i opbevaring af oplysningerne i løsningen. Oplysninger opbevares i systemet indtil de slettes af Kunden.

C.2. BEHANDLINGSSIKKERHED

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At behandlingen omfatter en afgrænset mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om ”almindelige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et passende sikkerhedsniveau, der afspejler at sandsynligheden for databrud kombineret med den forholdsvis lave konsekvens for de berørte personers rettigheder, hvorfor den overordnede sikkerhedsvurdering er vurderet som værende ”Lille/lav til middel”.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Mitigering: 

    • Redundante servere (på flere lokationer)
    • Låse giver kun adgang offline hvis kommunen har sat op til dette

Sikkerhed

    • Der tages daglig backup, som opbevares off-site
    • Transaktionslog gemmer alle hændelser (handlinger og opslag), og kan ikke slettes manuelt af nogen administrator (ingen mulighed for at fjerne spor)
    • Udviklingsprocessen er funktionsopdelt, så det ikke er samme person der lægger nyt i produktion som har udviklet det
    • Kryptering af alle overførte data, både mellem de adgangsgivende enheder og låseenhederne, mellem adgangsgivende enheder og serverne, og mellem computerne og administrationssystemet
    • Ingen opbevaring af nøgler på mobilen, når mobilapplikationen ikke kører
    • Sensitive data opbevares kun på servere uden direkte internetforbindelse
    • Automatisk overvågning af oppetid igennem flere tredjeparts udbydere, hvert minut, 24/7

Adgangskontrol

    • Adgang til driftsmiljø: gives kun til særligt betroede medarbejdere med behov for adgang til kundedata, og behovet revurderes mindst årligt
    • Rolle-baseret adgangskontrol: gives på need-to-know basis og kun for de kunder, BEKEY-medarbejderen har behov for
    • To-trins bekræftelse for adgang til administrationssystemet, sat op for BEKEY og kan yderligere aktiveres per kunde
    • Der er aflåste døre med personlige adgangskort med koder til andre faciliteter
    • Login til alle relevante systemer er centralt styret og lukkes hvis medarbejder fratræder.
    • Loginpolitik (konto spærres efter 3 antal logins) (kan sættes op per kunde)

Organisatoriske tiltag  

    • Beskrevne procedurer for behandlingen
    • Formaliseret oplæring/Instruktion af personale
    • Oplysningspligt udføres iht. Artikel 13/14

Tekniske tiltag

    • Rollebaseret brugerstyring
    • Kryptering, anonymisering
    • Logning samt gennemgang af log

Andre foranstaltninger

    • For alle medarbejdere i BEKEY uagtet systemadgang indhentes årligt straffeattest.

C.3 BISTAND TIL DEN DATAANSVARLIGE

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Der stilles ikke krav til databehandlerens tekniske og organisatoriske foranstaltninger i forhold til opfyldelsen af Bestemmelse 9.1 og 9.2

C.4 OPBEVARINGSPERIODE/SLETTERUTINE

Personoplysninger opbevares i henhold til Hovedaftalen, hvorefter de slettes hos databehandleren.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller anonymisere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

 

C.5 LOKALITET FOR BEHANDLING

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

  • EU/EØS
  • Ukraine
  • USA

I henhold til det beskrevne i bilag B 

C.6 INSTRUKS VEDRØRENDE OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER TIL TREDJELANDE

Leverandøren må overføre personoplysninger til følgende tredjelande. 

  • Ukraine
  • USA

Gyldigt overførselsgrundlag for overførslerne er: 

  • EU Kommissionens standardkontrakt. Parterne har aftalt, at overførslen af personoplysninger til tredjelande sker i henhold til de vilkår, der fremgår af EU-Kommissionens standardkontrakt. Overførselsgrundlaget håndteres ved, at Kommissionens standardkontrakt indgås mellem underdatabehandleren og Leverandøren på vegne af Kunden. 

C.7 PROCEDURER FOR DEN DATAANSVARLIGES REVISIONER, HERUNDER INSPEKTIONER, MED BEHANDLINGEN AF PERSONOPLYSNINGER, SOM ER OVERLADT TIL DATABEHANDLEREN

”Databehandleren skal årligt for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæringer kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:

  • ISAE 3000
  • ISAE 3402

Revisionserklæringen fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode for den Dataansvarliges regning.

Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.”

Fandt du ikke det,
du søgte?

Hvis du har et spørgsmål, du ikke kan finde svaret på her, er du velkommen til at kontakte os.