1.1 En virksomhed skal godkendes af Bekey for at kunne anvende Bekey’s nøgleløsning.

1.2 Kun offentlige virksomheder eller virksomheder med at gyldigt CVR- eller SE-nummer har mulighed for at få adgang til at anvende Bekey’s digitale nøgleløsning.

2.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning for virksomheder, der opfylder én ud af følgende tre betingelser.

2.1.1 Virksomheden har efter lovgivningen ret til adgang til opgangens brevkasse-anlæg, jf. bekendtgørelse om postbefordring § 9, stk. 3, der har følgende ordlyd:

“Det påhviler ejeren at opstille brevkasseanlæg og at give postvirksomheder adgang til anlægget. Hvis sådan adgang alene kan gives ved hjælp af nøgler, elektroniske nøglekort, koder eller lignende, har postvirksomheder ret til at få udleveret sådanne mod betaling af de direkte omkostninger til nøglerne, nøglekortene eller lignende.”

Som postvirksomvirksomhed henregnes blandt andet PostNord, Bladkompagniet A/S og FK Distribution A/S.

2.1.2 Virksomheden leverer forsendelser, varer eller tjenesteydelser til beboere eller virksomheder med adresse i opgangen eller til ejendommens ejer eller administrator. Sådanne virksomheder er blandt andet FK Distribution A/S, Aarstiderne A/S m.fl.

2.1.3 Der er tale om offentlig virksomhed som eksempelvis hjemmeplejen, kommunens madudbringning m.v.

3.1 Bekey giver kun adgang til at anvende Bekeys digitale nøgleløsning til de berørte virksomheder i det omfang det er nødvendigt for de pågældende virksomheder at udføre deres virksomhed, herunder levere forsendelser, varer eller tjenesteydelser.

4.1 Adgangspolitik kan ændres af Bekey. Den til enhver tid gældende adgangspolitik fremgår på Bekeys hjemmeside www.bekey.dk.

1.1 Aftalens parter er Bekey A/S, CVR nr. 27507980, Gladsaxe Møllevej 28, 2860 Søborg (“Bekey”) og den opgangsejer, der er anført på aftalebrevet (“Opgangsejeren”), (hver især benævnt “Part” og tilsammen benævnt “Parterne”).

1.2 Denne aftale (“Aftalen”) består af (1) Aftalebrevet, (2) disse Almindelige Betingelser og (3) Bekeys Adgangspolitik.

1.3 Alle henvendelser til Bekey i forbindelse med denne Aftale skal sendes via e-mail til OPG@bekey.dk eller med fysisk post til ovenstående adresse.

2.1 Bekey leverer og installerer gratis en eller flere digitale låseenheder (“SmartRelay”) i dørtelefonanlægget i Opgangsejerens opgangsdør(e).

2.2 Bekey kan digitalt tildele nøgler, så postvirksomheder, distributører og andre med et legitimt ærinde kan få adgang til opgangsdøren. Tildelingen af elektroniske nøgler sker i henhold til Bekeys Adgangspolitik.

2.3 Med Bekeys app installeret på en mobiltelefon kan postvirksomheden eller distributøren m.v. låse opgangsdøren op.

3.1 Opsætningen og installationen af SmartRelay’et foretages af Bekey og er gratis for Opgangsejeren.

3.2 Bekey garanterer, at opsætningen og installationen af SmartRelay’et sker i overensstemmelse med gældende branchestandarder og sikkerhedsforskrifter.

3.3 Bekey garanterer, at installationen af SmartRelay’et ikke ændrer eller begrænser muligheden for på sædvanlig vis at anvende fysiske nøgler til åbning af opgangsdørene eller til at anvende dørtelefonanlægget på sædvanlig måde.

3.4 Installationen af SmartRelay’et kan normalt foretages uden, at Bekey skal have adgang til opgangen. Såfremt det alligevel er nødvendigt at komme ind, skal Opgangsejeren give Bekey den nødvendige adgang på hverdage inden for normal arbejdstid.

3.5 SmartRelay’et tilsluttes dørtelefonanlæggets strømforsyning.

4.1 Bekey driver og vedligeholder Bekey Systemet uden forpligtelser for Opgangsejeren eller ejendomsadministratoren.

4.2 Opgangsejeren skal dog give besked til Bekey, hvis opgangens dørtelefonanlæg skal udskiftes eller ændres, så Bekey kan geninstallere SmartRelay’et eller på anden måde sikre, at Bekey Systemet fortsat kan anvendes.

4.3 Opgangsejeren betaler kun for SmartRelay’ets strømforbrug. SmartRelay’et forbruger 20 mA pr. åbning, hvilket svarer til en omkostning til elektricitet på ca. 3 kr. om året ved én åbning pr. dag (beregnet ud fra Forsyning Helsingørs elpriser i maj 2019).

5.1 Ejendomsretten til SmartRelay’et tilhører Bekey.

5.2 Opgangsejeren erhverver ingen brugsret eller licens til at anvende Bekey Systemet. Hvis Opgangsejeren ønsker selv at kunne tildele digitale nøgler til opgangsdøren eller til at kunne låse opgangsdøren op med Bekeys app, skal Opgangsejeren indgå en særskilt skriftlig aftale med Bekey.

6.1 Opgangsejeren kan til enhver tid se, hvilke virksomheder eller myndigheder, der kan benytte sig af Bekey Systemet til at få adgang til Opgangsejerens opgange, på www.Bekey.dk.

6.2 Når nogen benytter sig af Bekey Systemet til at få adgang til en opgangsdør, bliver det logget af Bekey. Loggene bliver slettet efter 36 måneder. Det er ikke muligt at få loggene udleveret efter, at loggene er blevet slettet.

6.3 På Opgangsejerens skriftlige anmodning kan Bekey udlevere logs til Opgangsejeren. De udleverede logs indeholder oplysninger om, hvilke virksomheder eller myndigheder, som inden for et givent tidsrum har benyttet Bekey Systemet til at få adgang til en bestemt opgang på hvilke tidspunkter.

6.4 Opgangsejerens anmodning skal angive, (i) hvilken periode der ønskes udleveret logs for (dog maks. 1 uge pr. anmodning), (ii) hvilken opgang anmodningen drejer sig om samt (iii) formålet med anmodningen, herunder særligt om anmodningen skyldes mistanke om, at der er begået et strafbart forhold af en person, der har benyttet sig af Bekey Systemet.

6.5 Bekey kan betinge udleveringen af logs af, at Opgangsejeren sender dokumentation for, (i) at Opgangsejeren (fortsat) har ret til at disponere over den opgang, som anmodningen vedrører, samt (ii) at den person, der fremsætter anmodningen, personligt er bemyndiget hertil af Opgangsejeren.

6.6 Opgangsejeren kan efter anmodning vederlagsfrit modtage to logs om året, medmindre Opgangsejeren selv kan tilgå logs. Derudover vil udlevering af logs til Opgangsejeren koste 750 kr. + moms, i alt 937,50 kr. inkl. moms, som Bekey kan kræve, at Opgangsejeren indbetaler til Bekey inden udleveringen.

6.7 Bekey forbeholder sig retten til at afvise at udlevere logs, hvis Bekey vurderer, at dette kan være i strid med loven, herunder databeskyttelseslovgivningen, eller hvis der er mistanke om misbrug eller chikane.

7.1 Bekey er kun ansvarlig for egne fejl.

7.2 Bekey er ikke ansvarlig for gene, skade eller tab, der påføres Opgangsejeren, ejendomsadministratoren og/eller opgangens beboere eller brugere af dem, der køber adgang til opgangen med Bekey Systemet eller af disses medarbejdere.

7.3 Bekey er ikke ansvarlig for indirekte tab, og Bekeys erstatningsansvar kan aldrig overstige 100.000 kr.

8.1 Såfremt Opgangsejeren er en forbruger, kan Opgangsejeren fortryde indgåelsen af denne Aftale i en periode på 14 dage efter indgåelsen.

8.2 Meddelelse om fortrydelse skal i så fald sendes til OPG@bekey.dk, således at meddelelsen er kommet frem inden fristens udløb.

9.1 Bekey kan ændre denne Aftale, inkl. Bekeys Adgangspolitik, med 30 dages skriftligt varsel.

9.2 Det skriftlige varsel skal indeholde oplysninger om eller en fremhævelse af de væsentligste ændringer i Aftalen, som må antages at have væsentlig betydning for Opgangsejeren.

9.3 Såfremt Opgangsejeren ikke ønsker at acceptere en varslet ændring, har Opgangsejeren ret til at bringe denne Aftale til ophør pr. det varslede ikrafttrædelsestidspunkt af de varslede ændringer ved at give Bekey besked herom senest 14 dage efter Bekeys afgivelse af varslingen. Hvis Bekey ikke modtager Opgangsejerens opsigelse rettidigt, er Opgangsejeren bundet af den varslede ændring.

10.1 Denne Aftale kan af hver af Parterne opsiges med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned, jf. dog 10.2.

10.2 Såfremt Opgangsejeren er en forbruger, er Aftalen uopsigelig for begge Parter i 5 måneder efter Aftalens indgåelse, jf. dog 10.3, hvorefter Aftalen kan opsiges af begge Parter med 1 måneds varsel til udgangen af en måned.

10.3 Såfremt opgangen anvendes til formål, der i almindelig anseelse er egnet til at nedsætte Bekeys omdømme, kan Bekey bringe denne Aftale til ophør med omgående varsel.

10.4 Ved Aftalens ophør er Bekey berettiget, men ikke forpligtet til, at nedtage og fjerne SmartRelay’et. Bekey kan dog enten af egen drift eller efter anmodning fra Opgangsejeren deaktivere SmartRelay’et ved Aftalens ophør.

11.1 Opgangsejeren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Bekeys forudgående skriftlige samtykke.

11.2 Bekey kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Opgangsejerens samtykke.

Vi tager behandling af dine personoplysninger alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger.

Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan Bekey A/S behandler personoplysninger om jobansøgere i forbindelse med uopfordrede ansøgere, ansøgninger via vores webportal og i forbindelse med øvrig rekruttering, herunder via rekrutteringsbureauer.

Tillige har vi i privatlivspolitikken beskrevet, hvorledes oplysninger om referencepersoner behandles.

Vi opfordrer i øvrigt vores ansøgere til ikke at sende os følsomme oplysninger i forbindelse med rekrutteringen, herunder oplysninger om helbred.

FK Distribution A/S varetager rekrutteringen på vegne af Bekey A/S.

Bekey A/S er dataansvarlig for de personoplysninger, der er modtaget og registreret om ansøgere i forbindelse med jobansøgninger og rekrutteringer i dette selskab.

Bekey A/S kan kontaktes via følgende oplysninger:

FK Distribution A/S
Bredebjergvej 6
2630 Taastrup

Telefon nr.: 4343 9900
Mail: fkhr@fk.dk

 Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom.

Vi behandler følgende såkaldte almindelige oplysninger om dig, som vi enten har modtaget fra dig selv, dine referencer eller fundet via sociale medier som fx LinkedIn eller via øvrige relevante søgninger på internettet:

• Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, stilling
• Oplysninger om kvalifikationer og kompetencer, dvs. uddannelse, eksamensbeviser, kurser, certificeringer, erhvervserfaring, sprogkundskaber og lignende
• Foto (hvis medsendt af ansøger)
• Referencer og kontaktoplysninger om disse (navn, telefonnummer og e-mail)
• Videoer optaget af dig selv
• Offentligt tilgængelige oplysninger på sociale medier om ansøgeren, herunder LinkedIn (sådanne oplysninger noteres og gemmes ikke)
  Evalueringsnoter og noter fra samtaler noteret af virksomhedens deltagere i rekrutteringen (leder og HR personale), herunder oplysninger om løn/lønforventning
• Tests – færdighedstest og personlighedstest
• Eventuelle noter fra samtaler med referencer (som alene kontaktes efter samtykke)
• Eventuelle oplysninger om kandidater modtaget fra rekrutteringsbureauer efter samtykke fra kandidaten

4.1 Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er rekruttering til Bekey A/S.

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Hvis det er sagligt i forhold til den stilling, du søger, og du har samtykket hertil, beder vi dig forevise os din straffeattest. Vi opbevarer ikke din straffeattest, men noterer alene, om vi har fået forevist en tilfredsstillende straffeattest i forhold til den pågældende stilling.

4.2 Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede eller for at opfylde en aftale med den registrerede.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a om samtykke f.s.v.a. tests og straffeattest (forevisning).
• Datebeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse, hvor FK Distribution A/S’ legitime interesse er at besætte ledige stillinger med kvalificerede ansøgere.

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart i forbindelse med rekrutterings­processen uden dit samtykke.

Hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, kan vi videregive dine oplysninger;

• i forbindelse med indhentning af referencer, og
• til navngivne koncernselskaber med henblik på en rekrutteringsproces i det pågældende selskab.

Vi bruger følgende databehandlere ved rekruttering:

• Mailudbydere, rekrutteringssystem, testsystemer og eventuelt rekrutteringsbureauer (sidstnævnte vil oftest selv være selvstændige dataansvarlige).

Vi behandler kontaktoplysninger om referencepersoner, såfremt du har angivet disse i forbindelse med din ansøgning eller giver os et konkret samtykke til at kontakte referencepersoner. Disse oplysninger videregives ikke og behandles af de ovenfor nævnte databehandlere i relevant omfang. Oplysningerne slettes på samme tidspunkt som ansøgningen.

Personoplysninger om ansøgere, som har fået afslag på ansættelse, slettes hurtigst muligt og senest 6 måneder efter afslaget. Det inkluderer selve ansøgningen, alle fysiske og elektroniske kopier af CV’et og øvrige dokumenter/billeder modtaget i forbindelse med ansøgningen samt interne mails, noter og lignende samt testresultater.

Personoplysninger om ansøgere, der er blevet ansat, herunder CV, eksamensbevis eller lign., opbevares, så længe de pågældende dokumenter er relevante for ansættelsesforholdet, hvilket som udgangspunkt vil være i hele ansættelsesforholdet og 5 år efter ansættelsesforholdets ophør.

8.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

• Ret til indsigt (se personoplysninger): Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning af personoplysninger: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.
• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Bekey A/S’ behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Bekey A/S har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk.

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

EJENDOMSADMINISTRATION, DK

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på underdatabehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

CVR 

herefter ”dataansvarlig” eller ”Kunden”

og

BEKEY A/S

CVR: 27507980

Gladsaxe Møllevej 28

2850 Søborg

Danmark

herefter ”databehandleren” eller ”Leverandøren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

1. 1. 1. 1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
      0. 2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
      0. 3. I forbindelse med leveringen af Bekeys digitale nøgleløsning i overensstemmelse med Hovedaftalen behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
      0. 4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
      0. 5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
      0. 6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
      0. 7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
      0. 8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle yderligere underdatabehandlere.
      0. 9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
      0. 10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
      0. 11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

1. 1. Databehandleren er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

0. 2. Databehandleren har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

0. 3. Databehandleren er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som underdatabehandleren instrueres i at foretage.

1. 1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som den dataansvarlige eller databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

0. 2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

1. 1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

0. 2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

1. 1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. 1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

0. 2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

0. 3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

0. 4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

0. 2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

0. 3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med den dataansvarliges overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som den dataansvarlige allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

1. 1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

0. 2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

0. 3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

0. 4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandlere som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

0. 5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

0. 6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den databehandleren for opfyldelsen af databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 

1. 1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

0. 2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

0. 3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. 1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
   2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
   3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

0. 4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

0. 5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

1. 1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

0. 4. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
   5. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
   6. indsigtsretten
   7. retten til berigtigelse
   8. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
   9. retten til begrænsning af behandling
   10. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
   11. retten til dataportabilitet
   12. retten til indsigelse
   13. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

0. 2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.4., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

4. 3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

1. 1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

0. 2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

0. 3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. 1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

0. 2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

0. 3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

0. 4. Parterne skal i bilag D angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

1. 1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

1. 1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. 

0. 2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

0. 3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

1. 1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

1. 1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

0. 2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

0. 3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

0. 4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til databehandleren i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

1. 1. På vegne af databehandler:

Navn Annbeth Zøllner

Stilling Head of Legal

Telefonnummer +45 27827780 

E-mail legal@bekey.dk

Underskrift

_____________________________________

0. 2. På vegne af den dataansvarlige:

Navn

Stilling

Telefonnummer

E-mail

Underskrift

_____________________________________

1. 1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

0. 2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

På vegne af databehandleren:

Navn Annbeth Zøllner

Stilling Head of Legal

Telefonnummer +45 27827780 

E-mail legal@bekey.dk

På vegne af den dataansvarlige:

Navn

Stilling

Telefonnummer

E-mail

Kunden instruerer hermed Leverandøren om at foretage behandling af Kundens oplysninger til brug for drift af løsning, jf. Hovedaftalen. 

Den særskilte aftale indeholdt i Hovedaftalens bilag 7 ”opgangstilladelse” og alle deraf behandlede data, er ikke omfattet af Bestemmelserne. 

Overlader Leverandøren behandling af Kundens oplysninger til underdatabehandlere, er Leverandøren ansvarlig for at indgå skriftlige (under)databehandleraftaler med disse, jf. Aftalens pkt. 7.4. Leverandøren er ansvarlig for, at Kundens instruks fremsendes til eventuelle underdatabehandlere. 

A.1. FORMÅLET MED LEVERANDØRENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER PÅ VEGNE AF KUNDEN

Behandling af Kundens oplysninger sker i henhold til formålet i Hovedaftalen.

Leverandøren må ikke anvende oplysningerne til andre formål.

Oplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Kunden. 

A.2. LEVERANDØRENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER PÅ VEGNE AF KUNDEN DREJER SIG PRIMÆRT OM (KARAKTEREN AF BEHANDLINGEN)

Behandlingen har til formål at understøtte Kunden i dets virke som ejendomsadministrator i forhold til nøgleadgang gennem leveringen af en digital nøgleløsning, hvor oplysninger, der indtastes eller på anden måde indlæses af Kunden i Leverandørens administrationssystem og mobilapplikationer, transmitteres til og behandles i Leverandørens eksternt hostede servermiljø 

Leverandøren skal i medfør af levering af et administrationssystem til håndtering af Kundens digitale nøgleløsning, behandler personoplysninger om de brugere, som anvender den digitale nøgleløsning. Leverandørens behandling består i opbevaring af oplysningerne i løsningen. Oplysninger opbevares i systemet indtil de slettes af Kunden.

A.3. BEHANDLINGEN OMFATTER FØLGENDE TYPER AF PERSONOPLYSNINGER OM DE REGISTREREDE

Der behandles almindelige persondata, jf. Artikel 6.

Eksempelvis:

• Adgangslogs
• API logs
• Adressepunkter
• Telefonnummer
• Personnummer
• Navn
• Brugernavn
• E-mail
• Unikt Bluetooth-ID af adgangsgivende enhed

A.4. BEHANDLINGEN OMFATTER FØLGENDE KATEGORIER AF REGISTREREDE

1. Kundens medarbejdere (nuværende og tidligere ansatte)
2. Samarbejdspartnere og leverandører (f.eks. eksterne håndværkere)

A.5. LEVERANDØRENS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER PÅ VEGNE AF KUNDEN KAN PÅBEGYNDES EFTER DISSE BESTEMMELSERS IKRAFTTRÆDEN. BEHANDLINGEN HAR FØLGENDE VARIGHED

Behandlingen følger varigheden af Hovedaftalen og kan således ikke stå alene, jf. dog Hovedaftalens punkt 15.3.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet.

C.1. BEHANDLINGENS GENSTAND/INSTRUKS

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Behandlingen har til formål at understøtte Kunden i dets virke som ejendomsadministrator i forhold til nøgleadgang gennem leveringen af en digital nøgleløsning, hvor oplysninger, der indtastes eller på anden måde indlæses af Kunden i Netkey og Mobil Applikationer, transmitteres til og behandles i Leverandørens eksternt hostede servermiljø 

Leverandøren skal i medfør af levering af et administrationssystem til håndtering af Kundens digitale nøgleløsning, behandler personoplysninger om de brugere, som anvender den digitale nøgleløsning. Leverandørens behandling består i opbevaring af oplysningerne i løsningen. Oplysninger opbevares i systemet indtil de slettes af Kunden.

C.2. BEHANDLINGSSIKKERHED

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At behandlingen omfatter en afgrænset mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om ”almindelige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et passende sikkerhedsniveau, der afspejler at sandsynligheden for databrud kombineret med den forholdsvis lave konsekvens for de berørte personers rettigheder, hvorfor den overordnede sikkerhedsvurdering er vurderet som værende ”Lille/lav til middel”.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Mitigering: 

• • Redundante servere (på flere lokationer)
  • Låse giver kun adgang offline hvis kommunen har sat op til dette

Sikkerhed

• • Der tages daglig backup, som opbevares off-site
  • Transaktionslog gemmer alle hændelser (handlinger og opslag), og kan ikke slettes manuelt af nogen administrator (ingen mulighed for at fjerne spor)
  • Udviklingsprocessen er funktionsopdelt, så det ikke er samme person der lægger nyt i produktion som har udviklet det
  • Kryptering af alle overførte data, både mellem de adgangsgivende enheder og låseenhederne, mellem adgangsgivende enheder og serverne, og mellem computerne og administrationssystemet
  • Ingen opbevaring af nøgler på mobilen, når mobilapplikationen ikke kører
  • Sensitive data opbevares kun på servere uden direkte internetforbindelse
  • Automatisk overvågning af oppetid igennem flere tredjeparts udbydere, hvert minut, 24/7

Adgangskontrol

• • Adgang til driftsmiljø: gives kun til særligt betroede medarbejdere med behov for adgang til kundedata, og behovet revurderes mindst årligt
  • Rolle-baseret adgangskontrol: gives på need-to-know basis og kun for de kunder, BEKEY-medarbejderen har behov for
  • To-trins bekræftelse for adgang til administrationssystemet, sat op for BEKEY og kan yderligere aktiveres per kunde
  • Der er aflåste døre med personlige adgangskort med koder til andre faciliteter
  • Login til alle relevante systemer er centralt styret og lukkes hvis medarbejder fratræder.
  • Loginpolitik (konto spærres efter 3 antal logins) (kan sættes op per kunde)

Organisatoriske tiltag  

• • Beskrevne procedurer for behandlingen
  • Formaliseret oplæring/Instruktion af personale
  • Oplysningspligt udføres iht. Artikel 13/14

Tekniske tiltag

• • Rollebaseret brugerstyring
  • Kryptering, anonymisering
  • Logning samt gennemgang af log

Andre foranstaltninger

• • For alle medarbejdere i BEKEY uagtet systemadgang indhentes årligt straffeattest.

C.3 BISTAND TIL DEN DATAANSVARLIGE

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Der stilles ikke krav til databehandlerens tekniske og organisatoriske foranstaltninger i forhold til opfyldelsen af Bestemmelse 9.1 og 9.2

C.4 OPBEVARINGSPERIODE/SLETTERUTINE

Personoplysninger opbevares i henhold til Hovedaftalen, hvorefter de slettes hos databehandleren.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller anonymisere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

C.5 LOKALITET FOR BEHANDLING

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

• EU/EØS
• Ukraine
• USA

I henhold til det beskrevne i bilag B 

C.6 INSTRUKS VEDRØRENDE OVERFØRSEL AF PERSONOPLYSNINGER TIL TREDJELANDE

Leverandøren må overføre personoplysninger til følgende tredjelande. 

• Ukraine
• USA

Gyldigt overførselsgrundlag for overførslerne er: 

• EU Kommissionens standardkontrakt. Parterne har aftalt, at overførslen af personoplysninger til tredjelande sker i henhold til de vilkår, der fremgår af EU-Kommissionens standardkontrakt. Overførselsgrundlaget håndteres ved, at Kommissionens standardkontrakt indgås mellem underdatabehandleren og Leverandøren på vegne af Kunden. 

C.7 PROCEDURER FOR DEN DATAANSVARLIGES REVISIONER, HERUNDER INSPEKTIONER, MED BEHANDLINGEN AF PERSONOPLYSNINGER, SOM ER OVERLADT TIL DATABEHANDLEREN

”Databehandleren skal årligt for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæringer kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:

• ISAE 3000
• ISAE 3402

Revisionserklæringen fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode for den Dataansvarliges regning.

Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.”